Student Employee (M/F/D) in Human Resources (15 hours per week)

Studentische:r Angestellte:r (M/W/D) im Personalbereich (15 Std. pro Woche)

Working Student, Part-time · Hamburg

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Das IFSH ist eine interdisziplinär arbeitende Forschungseinrichtung an der Universität Hamburg, die von der Freien und Hansestadt Hamburg gefördert wird. Die Forschungsaktivitäten des IFSH konzentrieren sich auf die Analyse aktueller Entwicklungen und Herausforderungen für Frieden und Sicherheit mit einem Schwerpunkt auf dem euroatlantischen und eurasischen Raum. Der Wissenstransfer aus der Forschung in Politik und Gesellschaft ist grundlegender Bestandteil der Arbeit des Instituts.

Zur Verstärkung unsers kaufmännischen Teams und der im Haus angebotenen Personalserviceleistungen suchen wir für unseren Standort Hamburg zum 01.05.2025 eine:n Studentische:n Angestellte:n im Personalbereich. Die Arbeitszeit umfasst bis zu 15 Stunden pro Woche und wird nach TV-AVH EG2 vergütet.

Für unsere insgesamt gut 70 Mitarbeitenden am IFSH bietet der Personalbereich umfassende Services (von der Stellenausschreibung, über das Vertragsmanagement bis hin zur die Gehaltsabrechnung) an und unterstützt somit maßgeblich die Wissenschaftler*innen dabei, dass sie exzellente Forschungsarbeit erbringen können. Als international vernetztes Forschungsinstitut und Arbeitgeber bieten wir Ihnen ein Arbeitsumfeld mit vielen Erfahrungsmöglichkeiten.

Ihre Aufgaben

Unterstützung der Personalreferentin bei der operativen Personalarbeit (z.B. Übernahme von Aufgaben im On- und Offboarding der Mitarbeitenden inkl. Ablage von Dokumenten)
Mitarbeit bei der Erstellung Bescheinigungen für Mitarbeitende
Unterstützung im Recruitingprozess neuer Mitarbeitenden (von der Ausschreibung bis zum Vertragsabschluss)
Übernahme von weiteren Aufgaben im Rahmen der Abteilungsverantwortlichkeiten (z.B. Check der Immatrikulationsbescheinigungen aller studentischen Mitarbeitenden zum Semesterstart)

Ihr Profil

Mindestens zwei abgeschlossene Hochschulsemester im Bachelor-Studium (Studium der Betriebswirtschaft/Wirtschaftswissenschaften oder vergleichbares) und es muss die Immatrikulation an einer deutschen Hochschule vorliegen
Selbstständige und verantwortungsvolle Arbeitsweise, gute Organisationsfähigkeiten, sehr gute Teamfähigkeit, schnelle Auffassungsgabe und Gewissenhaftigkeit
Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (Word, Power Point, Excel)
Gute Kenntnisse der englischen Sprache

Von Vorteil wäre:

Erste praktische Erfahrungen im Personalwesen, sowie im Umgang mit Personalmanagementsystemen

Wir bieten

Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten im Rahmen unserer IFSH-Personalentwicklung
Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit aus dem Mobile Office zu arbeiten
Tarifliches Leistungsentgelt in Form einer steuerfreien Sachbezugskarte

Weitere Informationen

Das IFSH hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und ist daher in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, besonders an Bewerbungen von Frauen interessiert. Frauen werden in diesen Bereichen im Sinne des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes bei gleichwertiger Qualifikation vorrangig berücksichtigt. Schwerbehinderte werden ebenfalls ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

Bitte bewerben Sie sich über unser Karriereportal (ifsh.de/stellen) mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (inkl. Anschreiben, Lebenslauf und Übersicht über den Studienverlauf).

Bewerbungsschluss ist der 26.03.2025.

Ansprechpartner:in für Ihre Bewerbung

Für nähere Auskünfte steht Ihnen Anastasia Seibel (ifsh.de/seibel) gerne zur Verfügung.

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The IFSH is an interdisciplinary foundation and research institution at the University of Hamburg, which is institutionally supported by the Free and Hanseatic City of Hamburg. The research activities of the IFSH concentrate on analysing current developments and challenges for peace and security with a focus on the European region. The transfer of knowledge from research to politics and society is a fundamental part of the Institute's work.

To strengthen our administrative team and the personnel services offered within the institute, we are looking for a Student Employee in Human Resources at our Hamburg location, starting on May 01, 2025. The working hours amount to up to 15 hours per week, and the position is remunerated according to TV-AVH pay group 2.

For our approximately 70 employees at IFSH, the HR department provides comprehensive services—from job postings and contract management to payroll processing—playing a key role in enabling our researchers to conduct excellent scientific work. As an internationally connected research institute and employer, we offer you a dynamic working environment with many opportunities for gaining experience.

Your mission

Support for the HR Officer in operational HR tasks (e.g., handling tasks in the onboarding and offboarding process of employees, including filing documents)
Assisting in the preparation of certificates for our employees
Supporting the recruitment process for new employees (from job postings to contract finalization)
Taking on additional tasks within the department’s responsibilities (e.g., checking enrollment certificates of all student employees at the start of the semester)

Your profile

At least two completed semesters in a Bachelor's degree program (preferably in Business Administration, Economics, or a related field) and enrollment at a German university
Independent and responsible work style, strong organizational skills, excellent teamwork abilities, quick comprehension, and conscientiousness
Proficient in common Office applications (Word, PowerPoint, Excel)
Good command of the English language

Desirable:

First practical experience in HR and familiarity with HR management systems

We offer

Individual training opportunities as part of our IFSH personnel development program
Flexible working hours and the option to work remotely (Mobile Office)
Additional incentive pay based on our collective agreement (TV AVH) in the form of a tax-free non-cash benefit card

Further information

The IFSH is committed to promoting the professional development of women and is therefore particularly interested in applications from women in areas where they are underrepresented. In accordance with the Hamburg Equal Opportunity Act, women will be given preferential consideration in these areas if they have equivalent qualifications. Severely disabled individuals are also expressly encouraged to apply.

Please submit your application via our career portal (ifsh.de/vacancies) with your complete and compelling application documents (including a cover letter, CV, and an overview of your academic progress).

The application deadline is March 26, 2025.

Contact person for your application

For further information, Anastasia Seibel (ifsh.de/seibel) will be happy to assist you.

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We look forward to receiving your application.

A warm welcome!