Drittmittel- und Forschungsbereichsmanager:in (m/w/d) - EG11 TV-AVH

Permanent employee, Full-time · Hamburg

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Forschung für Frieden und Sicherheit
Das Institut für Friedensforschung und Sicherheitspolitik an der Universität Hamburg erforscht seit 1971 die Bedingungen von Frieden und Sicherheit - global, regional, lokal. Ziel des IFSH ist es, durch herausragende, innovative Forschung aktiv zum Frieden beizutragen. Der Wissenstransfer aus der Forschung in Politik und Gesellschaft ist dabei grundlegender Bestandteil der Arbeit des Instituts.
 
An unseren Standorten in Hamburg und Berlin arbeiten wir mit aktuell rund 70 Kolleg:innen in Forschung, Transfer, Lehre und Administration. Gefördert von der Stadt Hamburg bauen wir im Rahmen einer Wachstumsstrategie unsere Teams in Wissenschaft und Service in den kommenden Jahren deutlich aus. Dabei ist das IFSH bereits heute ein durch Internationalität sowie Vielfalt geprägter Ort. Wir vereinen eine Kultur der Offenheit, Agilität und kurzen Wege mit dem Renommee einer etablierten und bestens vernetzten Forschungseinrichtung.

Wir suchen eine strukturierte, kommunikationsstarke Persönlichkeit, die als zentrale Schnittstelle zwischen Forschung und Servicebereichen agiert und die kaufmännische Steuerung unserer Drittmittelprojekte verantwortet. Die Position ist nach EG11 TV-AVH bewertet und zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.
Ihre Aufgaben
Mit Ihrem Gespür für Zahlen und Prozesse stärken Sie die Forschungsbereiche strategisch, behalten komplexe Förderbedingungen sicher im Blick und entwickeln gemeinsam mit den Serviceeinheiten effiziente Strukturen weiter.
  • Eigenständige Betreuung und Steuerung von nationalen und internationalen Drittmittelprojekten von der Antragsphase bis zur Endabrechnung inkl. Budgetplanung, Controlling und Einhaltung aller relevanten Förder- und Rechtsvorgaben.
  • Beratung von Projekt- und Forschungsbereichsleitungen zu Budgetierung, Mittelverwendung, Personal- und Ressourcenplanung sowie Prüfung von Förderbedingungen und Verträgen.
  • Erstellung von Finanzübersichten, Prognosen und Berichten; Kommunikation mit Fördermittelgebern und Projektträgern.
  • Zentraler Ansprechpartner für die Führungskräfte der Forschungsbereiche bei größeren Administrationsanfragen (z.B. Stellenausschreibungen) und anschließende Koordination der jeweils relevanten Serviceprozesse (HR, Finanzen, IT, Beschaffung, Veranstaltungsmanagement).
  • Unterstützung im Berichtswesen sowie Monitoring und Aufbereitung von Kennzahlen zur Steuerung der Forschungsbereiche.
  • Mitwirkung bei der Optimierung organisatorischer Abläufe.
Ihr Profil
  • Abgeschlossenes Hochschulstudium (z. B. Betriebswirtschaft, Verwaltungs-, Sozial- oder Politikwissenschaften) oder gleichwertige Qualifikationalternativ gleichwertige Erfahrung im Drittmittel- und Finanzmanagement.
  • Fundierte Kenntnisse in Haushalts-, Zuwendungs- und Vergaberecht sowie Erfahrung im Umgang mit öffentlichen Fördermittelgebern und -zuwendungen (z.B. DFG, BMFTR, weitere Bundesministerien).
  • Idealerweise Erfahrungen in der Beantragung und Administration von EU-geförderten Projekten (Horizon, ERC etc.).
  • Sehr gute analytische Fähigkeiten, hohes Organisationstalent, selbstständige und serviceorientierte Arbeitsweise.
  • Ausgeprägte Kommunikations- und Beratungskompetenz, Freude an Schnittstellenarbeit sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
  • Teamgeist, Flexibilität und eine proaktive Arbeitsweise.
Wir bieten
Sie übernehmen eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle an der Schnittstelle zwischen Forschung und Administration – mit viel Kontakt zu unseren Wissenschaftler:innen und den Kolleg:innen in den Servicebereichen, Gestaltungsmöglichkeiten im Arbeitsalltag sowie einem respektvollen und wertschätzenden Miteinander in einem hoch engagierten internationalen Team. Zudem bieten wir Ihnen am IFSH folgende attraktive Rahmenbedingungen:
  • Eine betriebliche Altersvorsorge nach dem Modell des Hamburger Ruhegelds
  • Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten im Rahmen unserer IFSH-Personalentwicklung
  • Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, je nach persönlicher Situation und Aufgabenkontext bis zu 60% aus dem Homeoffice zu arbeiten 
  • Tarifliches Leistungsentgelt in Form einer steuerfreien Sachbezugskarte
Weitere Informationen
Das IFSH hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und ist daher in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, besonders an Bewerbungen von Frauen interessiert. Frauen werden in diesen Bereichen im Sinne des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes bei gleichwertiger Qualifikation vorrangig berücksichtigt.

Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und Gleichgestellten sind bei entsprechender Eignung ausdrücklich willkommen.

Ihre Bewerbung sollte aus Ihrem aktuellen Lebenslauf, den relevanten Zeugnissen und einem Anschreiben bestehen. Bitte bewerben Sie sich über unser Karriereportal (ifsh.de/karriere). 

Bewerbungsschluss ist der 18.01.2026.
Research for Peace and Security
The Institute for Peace Research and Security Policy at the University of Hamburg has been investigating the conditions for peace and security – on a global, regional and local scale – since 1971. The IFSH aims to contribute actively to peace by conducting outstanding and innovative research. Transferring knowledge from research to politics and society is a fundamental part of the institute's work.

We currently employ around 70 colleagues in research, transfer, teaching and administration at our locations in Hamburg and Berlin. Thanks to funding from the City of Hamburg, we are expanding our science and service teams significantly as part of a growth strategy for the coming years. The IFSH is an international and diverse institution. We combine a culture of openness, agility and short communication channels with the reputation of an established and well-connected research institution.

We are looking for a structured and strong-communicating professional who will act as the central interface between research and administrative departments and take responsibility for the financial management of our third-party funded projects. The position is classified according to EG11 TV-AVH and is to be filled as soon as possible.
Your mission
With your keen sense for numbers and processes, you will strategically support the research areas, keep complex funding requirements firmly in view, and work together with the service units to further develop efficient structures.
  • Independent management and oversight of national and international third-party funded projects from the application phase to final accounting, including budget planning, controlling, and compliance with all relevant funding and legal requirements. 
  • Advising project and research area leaders on budgeting, fund utilization, personnel and resource planning, as well as reviewing funding conditions and contracts. 
  • Preparation of financial overviews, forecasts, and reports; communication with funding agencies and project sponsors. 
  • Central point of contact for research area leaders regarding major administrative requests (e.g., job postings) and subsequent coordination of the relevant service processes (HR, Finance, IT, Procurement, Event Management). 
  • Support in reporting, as well as monitoring and preparation of key figures to steer the research areas. 
  • Participation in the optimization of organizational processes. 
Your profile
  • Completed university degree (e.g., Business Administration, Public Administration, Social Sciences, or Political Science) or an equivalent qualification; alternatively, equivalent experience in third-party funding and financial management.
  • Solid knowledge of budget, grant, and procurement law, as well as experience dealing with public funding agencies and grants (e.g., DFG, BMFTR, other federal ministries).
  • Ideally, experience in applying for and managing EU-funded projects (Horizon, ERC, etc.).
  • Excellent analytical skills, strong organizational talent, and an independent, service-oriented way of working.
  • Strong communication and advisory skills, enjoyment of cross-functional work, and very good German and English language skills.
  • Team spirit, flexibility, and a proactive work style.
We offer
You will take on a responsible key role at the interface between research and administration – with extensive interaction with our researchers and colleagues in the service departments, opportunities to shape your daily work, and a respectful and appreciative working environment within a highly committed international team. IFSH additionally offers the following attractive conditions:   
  • An occupational pension according to the Hamburg model   
  • Individual training opportunities as part of our personnel development program   
  • A family-friendly work environment, flexible working hours and the option, depending on personal situation and task context, to work up to 60% remotely   
  • Performance-based remuneration in the form of a tax-free benefit card 
Further information
IFSH is committed to promoting the professional advancement of women and is therefore particularly interested in applications from women in areas where they are underrepresented. In such cases, women will be given preferential consideration in accordance with the Hamburg Equal Opportunities Act, provided they are equally qualified.  
  
We promote diversity and equal opportunities. Applications from people with disabilities or equivalent status are explicitly welcome when suitably qualified.  
  
Your application should include your current CV, relevant certificates and a cover letter. Please apply via our career portal (ifsh.de/en/career).  
  
Application deadline: 18 January 2026.
We look forward to receiving your application.
A warm welcome!
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