Office Manager:in (m/w/d) - EG8 TV-AVH - Teilzeit 60%

Festanstellung, Teilzeit · Hamburg

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Forschung für Frieden und Sicherheit
Das Institut für Friedensforschung und Sicherheitspolitik an der Universität Hamburg erforscht seit 1971 die Bedingungen von Frieden und Sicherheit - global, regional, lokal. Ziel des IFSH ist es, durch herausragende, innovative Forschung aktiv zum Frieden beizutragen. Der Wissenstransfer aus der Forschung in Politik und Gesellschaft ist dabei grundlegender Bestandteil der Arbeit des Instituts.
 
An unseren Standorten in Hamburg und Berlin arbeiten wir mit aktuell rund 70 Kolleg:innen in Forschung, Transfer, Lehre und Administration. Gefördert von der Stadt Hamburg bauen wir im Rahmen einer Wachstumsstrategie unsere Teams in Wissenschaft und Service in den kommenden Jahren deutlich aus. Dabei ist das IFSH bereits heute ein durch Internationalität sowie Vielfalt geprägter Ort. Wir vereinen eine Kultur der Offenheit, Agilität und kurzen Wege mit dem Renommee einer etablierten und bestens vernetzten Forschungseinrichtung.

Zur Unterstützung unseres Hamburger Standortes suchen wir eine:n Office Manager:in (m/w/d), die:der das organisatorische Rückgrat unseres Institutsbetriebs bildet. Die Position ist nach EG 8 TV-AVH bewertet, zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit mit 60% zu besetzen und eine reine Präsenzstelle am Standort Hamburg.
Ihre Aufgaben
Gemeinsam in einem kleinen Team verantworten Sie die zentralen Abläufe im Geschäftszimmer, sind erste Ansprechperson für Gäste, Mitarbeitende und externe Kontakte und stellen sicher, dass Informationen, Kommunikation und Prozesse effizient, freundlich und serviceorientiert laufen.
  • Organisation und Koordination des Büroalltags, Bürokommunikation, Unterstützung der Institutsleitung sowie Sicherstellung eines professionellen Empfangs- und Bürobereichs.
  • Annahme und Weiterleitung eingehender Anrufe (deutsch/englisch) über die zentrale Institutsnummer; Empfang von externen Gästen.
  • Organisation des Postein- und -ausgangs sowie Unterstützung von Besprechungen und kleinen Veranstaltungen (Raumvorbereitung, Gästebetreuung, Getränkeorganisation).
  • Unterstützung bei Rechnungsbearbeitung und Beschaffungsprozessen (Angebote, Preisvergleiche, Bestellungen) sowie Pflege von Vertrags- und Abrechnungsunterlagen.
  • Organisation von Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie technischer Grundausstattung.
  • Koordination von externen Dienstleistern rund um das Raummanagement (Hausmeister, Hausverwaltung, Handwerker, Möbellieferanten etc.).
  • Vorbereitung von Arbeitsplätzen für neue Mitarbeitende.
Ihr Profil
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z. B. Bürokaufmann/-frau, Verwaltungsfachangestellte:r, Industriekaufmann/-frau).
  • Berufserfahrung in Büroorganisation, Empfang und/oder administrativem Service.
  • Sicherer Umgang mit MS Office.
  • Grundkenntnisse in Rechnungsbearbeitung und Beschaffungsprozessen.
  • Ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke sowie ein einnehmendes und professionelles Auftreten.
  • Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. 
  • Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise.
Wir bieten
Sie übernehmen eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle an der Schnittstelle zwischen Forschung und Administration – mit viel Kontakt zu unseren Wissenschaftler:innen und den Kolleg:innen in den Servicebereichen, Gestaltungsmöglichkeiten im Arbeitsalltag sowie einem respektvollen und wertschätzenden Miteinander in einem hoch engagierten internationalen Team. Zudem bieten wir Ihnen am IFSH folgende attraktive Rahmenbedingungen:
  • Eine betriebliche Altersvorsorge nach dem Modell des Hamburger Ruhegelds
  • Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten im Rahmen unserer IFSH-Personalentwicklung
  • Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, je nach persönlicher Situation und Aufgabenkontext bis zu 60% aus dem Homeoffice zu arbeiten 
  • Tarifliches Leistungsentgelt in Form einer steuerfreien Sachbezugskarte
Weitere Informationen
Das IFSH hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und ist daher in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, besonders an Bewerbungen von Frauen interessiert. Frauen werden in diesen Bereichen im Sinne des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes bei gleichwertiger Qualifikation vorrangig berücksichtigt.

Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung und Gleichgestellten sind bei entsprechender Eignung ausdrücklich willkommen.

Ihre Bewerbung sollte aus Ihrem aktuellen Lebenslauf, den relevanten Zeugnissen und einem Anschreiben bestehen. Bitte bewerben Sie sich über unser Karriereportal (ifsh.de/karriere). 

Bewerbungsschluss ist der 18.01.2026.
Research for Peace and Security
The Institute for Peace Research and Security Policy at the University of Hamburg has been investigating the conditions for peace and security – on a global, regional and local scale – since 1971. The IFSH aims to contribute actively to peace by conducting outstanding and innovative research. Transferring knowledge from research to politics and society is a fundamental part of the institute's work.

We currently employ around 70 colleagues in research, transfer, teaching and administration at our locations in Hamburg and Berlin. Thanks to funding from the City of Hamburg, we are expanding our science and service teams significantly as part of a growth strategy for the coming years. The IFSH is an international and diverse institution. We combine a culture of openness, agility and short communication channels with the reputation of an established and well-connected research institution.

To support our Hamburg location, we are looking for an Office Manager (m/f/d) who forms the organizational backbone of our Institute’s operations. The position is graded at EG 8 under the TV-AVH collective agreement, is to be filled at the earliest possible date on a part-time basis at 60%, and is a fully on-site role based in Hamburg.
Your mission
Working together in a small team, you will be responsible for the central administrative processes of the office, serve as the first point of contact for guests, staff, and external partners, and ensure that information, communication, and processes run efficiently, professionally, and in a service-oriented manner.
  • Organization and coordination of day-to-day office operations and office communications; support for the institute’s management; and ensuring a professional reception and office environment.
  • Handling and forwarding incoming calls (German/English) via the institute’s central phone number; welcoming external guests.
  • Organization of incoming and outgoing mail as well as support for meetings and small events (room setup, guest support, beverage coordination).
  • Support in invoice processing and procurement processes (obtaining quotes, price comparisons, ordering) as well as maintaining contract and billing documentation.
  • Organization of office and consumable supplies as well as basic technical equipment.
  • Coordination of external service providers related to facilities and space management (caretakers, property management, tradespeople, furniture suppliers, etc.).
  • Preparation of workstations for new employees.
Your profile
  • Completed commercial/administrative vocational training or a comparable qualification (e.g.office management, public administration clerk, industrial clerk).
  • Professional experience in office organization, reception, and/or administrative services.
  • Confident user of MS Office.
  • Basic knowledge of invoice processing and procurement procedures.
  • Strong service orientation, excellent communication skills, and a personable, professional demeanor.
  • Very good command of German and good command of English, both written and spoken.
  • Structured, reliable, and independent working style.
We offer
You will take on a responsible key role at the interface between research and administration – with extensive interaction with our researchers and colleagues in the service departments, opportunities to shape your daily work, and a respectful and appreciative working environment within a highly committed international team. IFSH additionally offers the following attractive conditions:   
  • An occupational pension according to the Hamburg model   
  • Individual training opportunities as part of our personnel development program   
  • A family-friendly work environment, flexible working hours and the option, depending on personal situation and task context, to work up to 60% remotely   
  • Performance-based remuneration in the form of a tax-free benefit card 
Further information
IFSH is committed to promoting the professional advancement of women and is therefore particularly interested in applications from women in areas where they are underrepresented. In such cases, women will be given preferential consideration in accordance with the Hamburg Equal Opportunities Act, provided they are equally qualified.  
  
We promote diversity and equal opportunities. Applications from people with disabilities or equivalent status are explicitly welcome when suitably qualified.  
  
Your application should include your current CV, relevant certificates and a cover letter. Please apply via our career portal (ifsh.de/en/career).  
  
Application deadline: 18 January 2026.
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